各種方針

個人情報保護方針

 

北海道トッパン ・ フォームズ株式会社は、お客様から個人情報の処理を受託するデータ・プリント・ サービスを事業の柱としております。
当社は、個人の尊厳を重んじ、特定個人情報を含む個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護するため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範、社会秩 序を遵守の上、次のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することを宣言いたします。

  1. 私たちは、利用目的を特定し、その目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取り扱います。 特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合は、本人の同意を得ることとします。ただし、特定個人情報は番号法の定めの範囲内で取扱います。
  2. 私たちは、個人情報の取得、利用、提供に関する管理規程を制定し、個人情報を適切に取扱います。
  3. 私たちは、個人情報の漏えい、滅失またはき損等を防止および是正するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  4. 私たちは、当社が取り扱う個人情報に関する苦情・相談や開示請求等の受付窓口を設置し、 本人からの申し入れがあった場合、遅滞なく適切に対応します。
  5. 私たちは、お客様より受託業務によりお預かりする個人情報について、お客様からの信頼に 十分に応えるよう、安全かつ適切な管理を行ない、また受託業務以外の目的には使用しません。
  6. 私たちは、社内に情報セキュリティ管理委員会を設置し、個人情報の保護に関する社内体制の整備・改善、ならびに全社的な教育啓発活動等を通して、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を実施します。

※ 番号法:「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

  • 2003年10月06日 制定
  • 2021年06月01日 最新改定
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社
  • 代表取締役社長 出原丈二
  • HOTF地区情報セキュリティ管理委員会

● 個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の『苦情・相談等窓口』までご連絡ください。
  弊社ホームページの「お問い合わせ」ボタンをクリックして必要事項を入力の上送信してください。
  電話でのお問い合わせは、下記電話番号にご連絡ください。

【連絡先】苦情・相談等窓口担当(管理部総務Gマネージャー)
電話:011-215-8113(代表) / FAX:011-632-1558 (受付時間10:00~17:00 土日祝祭日及び弊社休業日を除く。)

個人情報の利用目的等の公表事項

1.個人情報の利用目的について

当社では、お客様から個人情報取り扱い業務を受託する場合、および当社が個人情報を取得する場合、次の通り利用目的を特定し、その利用目的の範囲内で利用します。
特定した利用目的の達成範囲を超えて個人情報の取り扱いが生じた場合は、利用規約等により明示しご本人の同意を得て取り扱います。

① 処理を委託された個人情報(特定個人情報※1を含む)
  1. ・委託元との委託契約に基づく情報処理、プリントアウト処理、フォーム処理、送付・郵送物の処理、eメールの送信代行、各種サービスの提供及びコールセンター等の代行取得業務など
② 取引先様(当社の提供するサービスを利用する一般消費者を含む)の情報
  1. ・当社グループの製品、商品等の発送及び請求など
  2. ・当社が提供するサービスへの申込(申込に伴う本人・資格の確認を含む)及び利用者の管理など
  3. ・契約に基づく業務において必要な連絡など
  4. ・当社グループが開催する展示会、セミナー等に関する各種の案内及び来場者の管理など
  5. ・当社グループの製品、商品、サービスに関する各種の案内及びアンケート調査など
  6. ・お客様からのお問合せやご依頼への対応など
  7. ・お客様とのお取引きの適切かつ円滑な履行など
③ 採用応募者様の情報
  1. ・採用活動に関する応募者の確認、資料の送付、面接試験の連絡、採用試験結果の通知及び入社準備に関する連絡など
④ 来訪者様の情報
  1. ・犯罪の防止及び施設内の安全の保持など
⑤ 外部からアクセスされた方の情報
  1. ・お問合せ、苦情及び相談等への対応など
⑥ 派遣等労働者様の情報
  1. ・労働者派遣業法等に基づく労働者の受け入れなど
⑦ 当社グループの役員、従業者及び退職者の情報(特定個人情報を除く)
  1. ・福利厚生及び従業者の各種管理など
⑧ 当社グループの役員、従業者及び扶養家族の特定個人情報
  1. ・源泉徴収票等の法定調書の作成、社会保険の届出事務など、社会保障、税及び災害対策に関する個人番号関係事務の遂行など
2.個人情報の共同利用について

当社は、当社のホームページや個別WEBサイト、電話、FAX等による当社関連会社の事業・サービス等に関するお問合せ、苦情、相談、キャンペーン、アンケート等の対応という利用目的の範囲において、当社が取得した個人情報を次の関連会社と共同利用することがあります。なお、この場合の当該個人情報の管理責任は当社にあります。ただし、個人番号※2は共同利用しません。

【当社の関連会社】
トッパン・フォームズ(株)、トッパン・フォームズ ・セントラルプロダクツ(株) ・トッパン・フォ—ムズ・オペレーション(株)、トッパン・フォームズ ・サービス(株)、トッパン・フォームズ東海(株)、トッパン・フォ—ムズ関西(株)、トッパン ・フォームズ西日本(株)、沖縄ビジネスフォーム(株)、TFペイメントサービス(株)、(株)トスコ、(株)ジェイエスキューブ

  • ● 共同利用する個人情報の項目
      氏名、郵便番号、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、企業名、所属名、等
  • ● 取得方法
      本人から直接書面によって取得するか、またはそれ以外の方法により適切に取得します。
3.個人情報の第三者への提供について

当社では、受託業務において取り扱う個人情報を、お客様から指示された場合を除き、第三者に提供することはありません。(ただし、業務の委託先は当該第三者には該当しません。)
また、当社が取得した個人情報について第三者に提供する場合は、本人の同意を得たうえで実施します。ただし、番号法※3で限定的に明記された場合を除き、本人の同意に係わらず特定個人情報を第三者に提供いたしません。

4.個人情報の取り扱いの委託について

当社は、利用目的の遂行のために個人情報の取り扱いの一部を外部に委託する場合があります。委託に際しては、十分な個人情報保護の水準を確保していることを条件として委託先を選定し、契約等により個人情報の適正管理・機密保持等により個人情報の安全確保に必要な事項を取り決め、適切な取り扱いを実施させます。

5 .個人情報に関する苦情・相談等について

当社が取り扱う個人情報に関する苦情・相談・開示請求等の受付窓口を設置し、ご本人からの申し出があった場合、遅滞なく適切に対応します。下記の『苦情・相談等窓口』までご連絡下さい。苦情・相談・開示請求等のための書類を送付させていただきます。

【連絡先】苦情・相談等窓口担当(管理部総務Gマネージャー)
電話:011-215-8113
受付時間:10:00~17:00 (土日祝祭日及び当社休業日を除く。)

  • ※1 特定個人情報:個人番号をその内容に含む個人情報
  • ※2 個人番号:番号法に基づき、個人に付与される番号
  • ※3 番号法:「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」
  • 最新改定日 2021年06月01日
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社 個人情報保護管理者
  • (北海道トッパン・フォームズ(株)情報セキュリティ管理委員長)

品質方針

私たちは、お客様の信頼に応えるため、品質マネジメントシステムを構築いたします。

私たちは、全てのルールを遵守し、魅力ある製品・サービスを、お客様に提供いたします。

私たちは、システムを定期的に見直し、継続的改善を行い、品質向上に繋げます。

  • 2015年04月 制定
  • 2021年06月 最新改定
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社
  • 代表取締役社長 出原丈二

トッパンフォームズグループ
情報セキュリティ基本方針

情報処理技術の進展は、社会にとって利益をもたらす反面、大きなリスクも伴っており、そのことは情報管理サービスを業とする当社グループにとって深く関わってまいります。情報を適切に管理することは、お客様の信頼を確固たるものとしていくと同時に、社会的責務でもあります。当社グループは、このことを深く認識し、下記に示す方針の基に全社を挙げて情報セキュリティ※1に取り組んでまいります。

  1. 情報の取り扱いに際しては、法令・規範や社会秩序を遵守し、社内の各種規程類に則り適切に管理します。
  2. 情報セキュリティ管理委員会を設置し、情報にかかわるマネジメントシステムの整備、改善および教育や啓発活動を推進します。
  3. すべての情報資産についてリスクを分析・評価し、安全かつ適切に活用します。
  4. お客様から預託された情報は、お客様の信頼に応えられるよう、安全かつ適切に管理します。
  5. 社会情勢、制度改正や技術動向を的確に把握し、情報管理体制に反映させていきます。

※1 情報セキュリティとは、情報の機密性、完全性、可用性を維持すること、ならびにサイバーセキュリティ※2を経営課題として認識し対応することを意味します。

※2 サイバーセキュリティとは、サイバー攻撃による情報の漏えいやシステム資産の機能不全を防止し、情報の安全管理のために必要な措置を講じること、および、その状態が適切に維持管理されていることを意味します。

  • 2002年08月01日 制定
  • 2016年08月01日 最新改定
  • トッパン・フォームズ株式会社
  • 代表取締役社長 坂田 甲一
  • 全社情報セキュリティ管理委員会

トッパンフォームズグループ
リスクマネジメント基本方針

トッパンフォームズグループをとりまく事業環境の変化はめまぐるしく、それに伴うリスクも複雑多岐に亘ってきています。この多様なリスクにグループ全体で積極的・持続的に取り組み、事業を継続させることは、社会・会社・個人相互の利益に大きく寄与し、ひいては企業価値を向上させるものであります。
トッパンフォームズグループは、「リスクマネジメント活動は利益の源泉」と捉え、次に示す方針のもと全社を挙げて取り組んでまいります。

  1. トッパンフォームズグループのさまざまなリスクを統括管理し、総合的なリスクマネジメント活動の推進により、経営資源の保全と有効活用を図ります。
  2. 全ての組織でリスクの認識・評価・低減活動を日常業務の中で繰返し行い、リスク対応力の向上を図ります。
  3. 災害時には、人命の安全を第一に捉え地域社会と協調し、そのうえで可能な限り事業の継続を図ります。そのための態勢を整え、社会的要請に応えます。
  4. 緊急事態発生時には、適切で速やかな対処で関係者の被害を最小限にとどめるとともに、早急な復旧を図ります。
  5. 教育や訓練等の啓発活動とリスク情報の共有化により、リスク意識の浸透とリスク感性の醸成を図ります。
  • 2001年10月01日 制定
  • 2016年08月01日 最新改定
  • トッパン・フォームズ株式会社
  • 代表取締役社長 坂田 甲一
  • 全社統括RM委員会