各種方針

個人情報保護方針

 

北海道トッパン ・ フォームズ株式会社は、お客様から個人情報の処理を受託するデータ・プリント・ サービスを事業の柱としております。
当社は、個人の尊厳を重んじ、特定個人情報を含む個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護するため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範、社会秩 序を遵守の上、次のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することを宣言いたします。

  1. 私たちは、利用目的を特定し、その目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取り扱います。 特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合は、本人の同意を得ることとします。ただし、特定個人情報は番号法の定めの範囲内で取扱います。
  2. 私たちは、個人情報の取得、利用、提供に関する管理規程を制定し、個人情報を適切に取扱います。
  3. 私たちは、個人情報の漏えい、滅失またはき損等を防止および是正するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  4. 私たちは、当社が取り扱う個人情報に関する苦情・相談や開示請求等の受付窓口を設置し、 本人からの申し入れがあった場合、遅滞なく適切に対応します。
  5. 私たちは、お客様より受託業務によりお預かりする個人情報について、お客様からの信頼に 十分に応えるよう、安全かつ適切な管理を行ない、また受託業務以外の目的には使用しません。
  6. 私たちは、社内に情報セキュリティ管理委員会を設置し、個人情報の保護に関する社内体制の整備・改善、ならびに全社的な教育啓発活動等を通して、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を実施します。

※ 番号法:「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

  • 2003年10月06日 制定
  • 2023年05月15日 最新改定
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社
  • 代表取締役社長 田中 孝
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社 地区情報セキュリティ管理委員会

● 個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の『苦情・相談等窓口』までご連絡ください。
  弊社ホームページの「お問い合わせ」ボタンをクリックして必要事項を入力の上送信してください。
  電話でのお問い合わせは、下記電話番号にご連絡ください。

【連絡先】苦情・相談等窓口担当(管理部総務Gマネージャー)
電話:011-215-8113(代表) / FAX:011-632-1558 (受付時間10:00~17:00 土日祝祭日及び弊社休業日を除く。)

個人情報の取扱いについて

1.法と社会秩序の遵守について

北海道トッパン・フォームズ株式会社(以下「当社」といいます。)は、お客さまから個人情報取扱い業務を受託する場合や、当社自らが個人情報を取得する場合において、関係する法令その他各種規範を遵守いたします。

2.個人情報の安全な管理について

当社は、お客さまから取扱いを委託された個人情報および当社自ら取得した個人情報を、厳重に管理・保護いたします。不正なアクセスまたは紛失、破壊、改ざん、漏えい等から個人情報を保護するために、社内規程類に基づき、管理体制整備、従業者に対する教育の実施、入退室管理、アクセス管理、および委託先の監督などの合理的な安全対策を講ずるとともに、万一問題が発生した場合には適切かつ速やかに対処いたします。

3.個人情報の取得・利用について

当社は、個人情報を取得する際には利用目的を公表または通知し(4項による公表を含みます)、また、直接ご本人様から契約書その他の書面(電磁的記録を含む)に記載された個人情報を取得する場合には、あらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得いたします。また、それ以外の目的に個人情報を利用する必要が生じた場合には、ご案内文書の送付、電子メールの送信、当社サイト(コーポレートサイト https://hotf.toppan-f.co.jp/)への掲載等の方法により、その旨を通知し、同意を得ます。
また、当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報を利用いたします。
なお、当社コーポレートサイトでは、Cookie情報の利用はございません。

4.個人情報の利用目的について

当社は、お客さまから個人情報取扱業務を受託する場合および当社自らが個人情報を取得する場合においては、以下に掲げる目的に利用いたします。

お客さまから受託する場合
  1. (1)各種通知物に係る発送業務遂行のため
  2. (2)お客さまの顧客関連の事務処理業務の代行のため
  3. (3)お客さまの顧客コンタクト業務(キャンペーン事務局、コールセンターなど)のため
  4. (4)個人情報を含むデータエントリーのため
  5. (5)個人情報を含むデータの加工・集計・分析のため
  6. (6)各種カード発行業務遂行のため
当社自ら取得する場合
  1. (1)当社および当社関係会社の製品、商品等の発送及び請求のため
  2. (2)当社事業に関してお問い合わせいただいた内容に回答するため
  3. (3)当社事業に関してご請求いただいた各種資料を発送するため
  4. (4)当社自らアンケート調査等を行い、属性等に基づく分析などの調査結果を当社の各種サービスに反映するため
  5. (5)当社のサービスのご案内・サポート情報をご提供するため

また、当社自ら個人情報を取得する場合において取り扱う個人情報の利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行い、変更した利用目的をご本人に通知し、同意をいただきます。

5.個人情報の共同利用について

当社は、以下の内容において、当社自ら取得した個人情報を共同利用することがあります。

(1)共同して利用される個人情報の項目

氏名、Eメールアドレス、電話番号、FAX番号、会社名、部署名、役職、会社住所、郵便番号、企業URL

(2)共同して利用する者の範囲

当社ウェブサイト(https://hotf.toppan-f.co.jp/enterprise/#conts05)に掲載する当社関係会社のうち、日本国内に拠点を置く企業

(3)利用する者の利用目的
  1. ・当社関係会社が取り扱う商品もしくはサービスに関する情報を、Eメール、ダイレクトメールおよび電話などにてお知らせするため。
  2. ・当社関係会社が共同で使用する個人情報の閲覧検索システムにおいて、取引先情報を確認するため。
(4)当該個人情報の管理について責任を有する者

北海道トッパン・フォームズ株式会社(https://hotf.toppan-f.co.jp/enterprise/#conts02

(5)取得方法
  1. ・当社または共同利用する当社関係会社の社員へご提供いただいた名刺からの取得。
  2. ・当社および共同利用する当社関係会社が開催するセミナーおよび展示会にてご提供いただいた名刺からの取得。
  3. ・当社ウェブサイト(https://hotf.toppan-f.co.jp/contact/)の問い合わせフォームへの入力情報からの取得。
6.個人情報の第三者への提供について

当社では、原則として次の(1)から(6)に掲げる場合を除き、お客さまの個人情報を第三者に提供することはありません(ただし、業務の委託先は当該第三者には該当しません)。それ以外で第三者に提供する必要が生じた場合には、電子メール等での送信により、その旨を通知し、同意をいただきます。

  1. (1)ご本人より事前にご同意をいただいた場合
  2. (2)法令に基づき提供を求められた場合
  3. (3)ご本人およびその他の方の生命、身体および財産等を保護するため、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  4. (4)裁判所や警察等の公的機関から法律に基づく正式な照会を受けて開示が請求され、これに応じる場合
  5. (5)国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  6. (6)上記5項の共同利用者の範囲に掲げる者に対して提供する場合
7.個人情報の取扱いの委託について

当社は、利用目的の遂行のために個人情報の取扱いの一部を外部に委託する場合があります。委託に際しては、十分な個人情報保護の水準を確保していることを条件として委託先を選定し、契約等により個人情報の適正管理・機密保持等により個人情報の安全確保に必要な事項を取り決め、適切な取扱いを実施させます。

8.外国にある第三者への提供について

上記6.または7.の場合において、個人情報の提供先または委託先が外国にある第三者のときは、適切な安全管理措置を行っていることを確認したうえで提供、またはその第三者の国の名称、その国における個人情報保護制度に関する情報、およびその第三者が講ずる安全管理措置に関する情報を通知し、同意をいただいたうえで提供いたします。

9.適用範囲について

この原則は、当社の個人情報取扱業務に適用されます。当社および当社関係会社以外の個人情報取扱業務(当社のウェブサイトにリンクされる他者のウェブサイト等)については適用されません。

10.お客さまからの開示対象個人情報の開示、訂正、利用使用停止等への対応

当社は、当社自ら取得する個人情報(開示対象個人情報)に関して、ご本人よりご自身の個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(「開示等」といいます。)についてお問い合わせをいただいた場合には、ご本人のご意思を尊重し、適切かつ、遅滞なく対処いたします。(ただし、個人情報が不可欠な当社サービス等においては、個人情報の修正・更新または削除の結果、やむを得ず当社サービスの一部または全てにつきご利用が出来なくなることがありますので、ご了承ください。)

11.当社における個人情報の取扱いに関する問い合わせについて

開示等を含む当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の「お問い合わせ先」にご連絡ください。

【お問い合わせ先】
連絡先:管理部総務Gマネージャー
電話:011-215-8113
受付時間:10:00~17:00 (土日祝祭日及び当社休業日を除く。)

12.個人情報取扱事業者としての表示について

当社の名称、住所および代表者の氏名に関しては、当社コーポレートサイトの 「会社概要」ページ(https://hotf.toppan-f.co.jp/enterprise/index.html#conts02) から確認できます。

  • 最新改定日 2023年4月1日
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社 個人情報保護管理者
  • (北海道トッパン・フォームズ株式会社 情報セキュリティ管理委員長)

品質方針

私たちは、お客様の信頼に応えるため、品質マネジメントシステムを構築いたします。

私たちは、全てのルールを遵守し、魅力ある製品・サービスを、お客様に提供いたします。

私たちは、システムを定期的に見直し、継続的改善を行い、品質向上に繋げます。

  • 2015年04月 制定
  • 2021年06月 最新改定
  • 北海道トッパン・フォームズ株式会社
  • 代表取締役社長 田中 孝

トッパングループ
情報セキュリティ基本方針

私たちトッパングループは、情報コミュニケーション産業として、事業に必要な情報の管理が、お客さまの信頼にこたえ、トッパングループの永続的な発展を図るために、経営上の重要課題であることを認識し、トッパングループを挙げて情報セキュリティ管理に取り組みます。

  1. 私たちは、法と社会秩序を遵守のうえ、社内の規程類に則り、当社の事業に必要な情報を適切に管理します。
  2. 私たちは、情報を収集するにあたっては、正当な目的および方法をもってこれを行ないます。
  3. 私たちは、お客さまより預託を受けた情報について、お客さまの信頼に応えるべく、安全に情報を管理します。
  4. 私たちは、私たちの取り扱う情報資産について、不正なアクセス又は滅失、毀損、改ざん、漏えい等の危険を深く認識し、必要かつ合理的な安全対策を講ずるとともに、問題が発生した場合は、適切かつ速やかに対処し是正します。
  5. 私たちは、情報セキュリティマネジメントシステムを構築、運用、維持し、さらに継続的に改善を図ります。
  • 制定日 平成13年4月1日
  • 最終改定日 令和元年6月27日
  • 凸版印刷株式会社
  • 代表取締役社長 麿 秀晴

リスクマネジメント基本方針

TOPPAN エッジ株式会社および当社子会社(以下、TOPPAN エッジ関係会社という)をとりまく事業環境の変化はめまぐるしく、それに伴うリスクも複雑多岐に亘ってきています。この多様なリスクに積極的・持続的に取組み、事業を継続させることは、社会・会社・個人相互の利益に大きく寄与し、ひいては企業価値を向上させるものであります。
TOPPAN エッジ関係会社は、「リスクマネジメント活動は事業活動の根幹」と捉え、トッパン グループのリスクマネジメントの基本的な考え方に基づき、次に示す方針のもと全社を挙げて取り組んでまいります。

  1. TOPPAN エッジ関係会社のさまざまなリスクを統括管理し、総合的なリスクマネジメント活動の推進により、経営資源の保全と有効活用を図ります。
  2. 全ての組織でリスクの認識・評価・低減活動を日常業務の中で繰返し行い、リスク対応力の向上を図ります。
  3. 災害時には、人命の安全を第一に捉え地域社会と協調し、そのうえで可能な限り事業の継続を図ります。そのための態勢を整え、社会的要請に応えます。
  4. 緊急事態発生時には、適切で速やかな対処で関係者の被害を最小限にとどめるとともに、早急な復旧を図ります。
  5. 教育や訓練等の啓発活動とリスク情報の共有化により、リスク意識の浸透とリスク感性の醸成を図ります。
  • 2001年10月01日 制定
  • 2023年04月01日 最新改定
  • TOPPAN エッジ株式会社
  • 代表取締役社長 添田 秀樹
  • 全社統括RM委員会